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紙での文書管理にお困りではありませんか？
- 保存期間の
管理が煩雑 - 決裁の進行状況
が把握できない - 文書を探すのに
時間がかかる - システム導入にかかる
費用が心配 - 引き継ぎ業務の
負担を軽くしたい
そのお悩み、
が
すべて解決します！
文書管理システム「TOGIC（トジック）」は、
電子で文書の起案・決裁・保管を行うことができ
職員様の文書事務の負担を軽減するシステムです。
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システムで一元管理
文書の作成から決裁・保存・廃棄まで、システムで管理を一元化できます
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電子決裁機能を標準搭載
文書の決裁状況を即座に確認し、柔軟な承認・決裁行為が可能です
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文書を探す時間短縮
キーワードや条件を指定して目的の文書を即座に探し出すことができます
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安心のパッケージ価格
パッケージシステムなので導入が早くコストを抑えられます
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万全のサポート体制
導入支援から運用保守まで、一環したフォロー体制でお客様にしっかり寄り添います
特徴・機能
「TOGIC（トジック）」は、文書の起案・決裁・保管を行うことができる文書管理システムです。
標準機能として「電子決裁機能」を実装しており、柔軟な承認・決裁行為が可能です。また、文書の収受、起案から電子決裁の実施、決裁後の施行、文書保管、文書廃棄・移管まで一連の機能を設けており、文書ライフサイクルに応じた文書事務の進行管理も可能となっています。
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コメント機能
決裁状況に関係なく、文書ごとに自由にコメントを追加することができるため、差戻しや修正依頼の際に指摘事項を伝えたり補足情報を追記したりできます。またコメントに対して返信ができ、文書の詳細画面でチャットのようにユーザ同士でコミュニケーションをとることができます。
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メール連携
受け取ったメールを指定のメールアドレスへ転送することで、そのメールの件名・本文・添付ファイルを用いて文書を作成することができます。転送時にCCにアドレスを追加することで複数ユーザを取り込み対象にすることも可能です。
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ワンクリックプレビュー
Word・Excel・PowerPointのOfficeファイルをダウンロードすることなく参照することができます。添付ファイルのアップロード時にPDF変換が行われ、その後はPDF化されたファイルをブラウザでワンクリックで開いて参照が可能です。
他にもこんな機能があります！
- メール通知機能
- 移管・廃棄処理
- 決裁ルート管理
- 年度更新処理
- シングルサインオン
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Point 1豊富な運用実績
これまでに全国の自治体様とお取引があり、様々な業務システムの開発・運用に携わり半世紀以上の運用実績があります。
確かな技術力と、これまでに培われた行政事務のノウハウで、高品質なサービスを提供します。 -
Point 2万全のサポート体制
経験豊富なスタッフによるヘルプデスクを設置しており、充実したサポートをご提供いたします。
自社でシステム開発からインフラサービスまでワンストップで、チームで連携して迅速な対応が可能です。 -
Point 3安心のセキュリティ対策
大切な個人情報を取り扱うシステムとして、万全のセキュリティ対策を行なっております。
常時サーバーを監視し、脆弱性発覚時には迅速に対応。
また、国際規格認証であるISO 27001を取得しております。
利用者様の声
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今まで文書は紙で管理していたので電子化には少し抵抗がありましたが、TOGICはシンプルな分かりやすいデザインなので、パソコンの操作が苦手な私でも直感的に動かして使いこなせています。職員の間でも使いやすいと評判です。
（自治体事務職員）
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システムを導入してから、目に見えて紙の量が減り、文書を探しやすくなりました。目的の文書はキーワードや条件を絞って検索してすぐに探し出すことができるようになったので、文書を探す時間はかなり削減できたと思います。
（文書管理担当者）
よくいただくご質問
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- 動作環境について教えてください。
- 動作環境は、下記の通りです。
Web/DBサーバー環境
OS Alma Linux 8 Webサーバーソフト Apache HTTP Server DBサーバーソフト PostgreSQL クライアント環境
OS Windows 10 以降 Webブラウザ Microsoft Edge、Google Chrome、Mozilla Firefox、Safari アプリケーションソフト Excel 2013以降、PDF閲覧ソフト（Acrobat Reader DCなど）
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- 承認待ちになったタイミングにメールで通知されますか？
- 自分が承認待ちになった時はもちろんのこと、自分が起案した文書が引き戻されたり差戻しされた時やコメントが追加された時にもメール通知が届きます。
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- 文書の帳票を出力することはできますか？
- 起案文書は起案票、収受文書は文書登録票の帳票を出力することができます。また簿冊は文書目録と簿冊ラベルを、箱は簿冊目録と箱ラベルを出力できます。
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- 年度の変わるタイミングで何か作業が必要になりますか？
- 年度更新処理が必要です。管理者メニューの年度更新処理より、システムで年度管理している文書記号・分類・簿冊の情報を次年度に一括複写することができます。
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- 特定の条件の文書をリスト化することはできますか？
- 文書一覧で特定の条件で検索していただき、検索結果の一覧をCSV出力することでリストとして抽出することができます。
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- スマートフォンでも利用できますか？
- 画面のサイズに合わせて自動的に最適なレイアウトで表示されるため、端末の種類に関係なく、TOGICが利用できるネットワークであれば利用可能です。